Características y desafíos del ERP para pequeñas empresas

¿Por qué es para una pequeña empresa? Según The Small Business Advocate, el 99,7% de todas las empresas estadounidenses son pequeñas empresas. Eso es mucho, ¿no? Es absolutamente cierto que los ERP son excelentes asistentes para empresas de todos los tamaños. Hasta el 53% de las empresas consideran que el ERP es un área preferida para invertir. Y ciertamente lo es, porque el sistema les ayuda a lograr transparencia, implementar automatización y controlar la mayoría de los procesos comerciales.

En lugar de comparar todas las soluciones disponibles, analicemos algunas opciones en este artículo. Abordemos este problema desde su lado más oscuro: el lado de las tareas y necesidades.

¿Cuáles son los desafíos del ERP para las pequeñas empresas?

Un sistema ERP para una pequeña empresa y la propia empresa tienen un objetivo común: maximizar los ingresos. Un negocio exitoso y rentable requiere gestionar una gran cantidad de cuestiones y alcanzar numerosos objetivos. Como resultado, existen muchos objetivos al implementar un ERP para una pequeña empresa:

• elevar al máximo nivel posible la gestión, eficiencia y rentabilidad de la empresa;
• organizar y mantener un sistema de información corporativo unificado con el fin de proporcionar información operativa y actualizada;
• facilitar la planificación estratégica de ventas y otras operaciones comerciales;
• construir una estrategia para el desarrollo intensivo de la empresa en un entorno competitivo;
• garantizar una gestión empresarial transparente;
• asegurar la gestión centralizada de las finanzas, la producción, las ventas, las adquisiciones y el inventario de la empresa;
• crear, controlar y analizar el presupuesto de la empresa;
• reducir los tiempos de presentación de informes;
• unificar los métodos de ingreso de datos al sistema;
• crear una forma estándar de informes internos y externos;
• implementar un modo multiusuario dentro del sistema.

¿Cuáles son los beneficios del ERP para las pequeñas empresas?

Según los objetivos de la implementación del sistema ERP, cabe distinguir las siguientes ventajas:

• los gerentes y empleados reciben un programa listo para usar que les ayuda a planificar y gestionar procesos comerciales;
• El sistema ERP es versátil y se aplica a la mayoría de tipos de negocios;
• el sistema optimiza automáticamente los procesos de producción;
• el software puede integrarse con otros sistemas como CAD/CAM con procesos unificados de fabricación y entrega;
• El ERP básico para pequeñas empresas incluye un conjunto de aplicaciones que se pueden conectar a otros sistemas para resolver cualquier tarea empresarial.

Estos beneficios, disponibles con los ERP, lo ayudarán a resolver todos los problemas de su pequeña empresa de manera rápida, fácil y automática. El sistema ERP es capaz de realizar pedidos y reservas automáticamente, así como eliminar pedidos antiguos no válidos. También identifica la escasez de productos y prepara opciones para su cierre procesando listas de precios de proveedores y seleccionando la opción más favorable para el trato. El sistema monitorea todas las actividades, desde las operaciones comerciales de la empresa hasta el trabajo de los gerentes.

Las pequeñas empresas involucran un número limitado de empleados y, por lo general, no son especialistas de alto nivel capacitados para planificar y administrar el negocio. El ERP está diseñado precisamente para estos casos y, una vez implementado, incluso unas pocas personas son capaces de gestionar la empresa. La automatización de la contabilidad y la gestión permite a las empresas recibir pedidos y comprar a proveedores con sólo pulsar unas pocas teclas.

Un problema común para las empresas con un enfoque limitado es encontrar ERP que se ajusten a sus necesidades específicas. La solución más rápida y razonable para una pequeña empresa es personalizar un sistema ERP.

Costo del sistema ERP para pequeñas empresas

Los ERP para pequeñas empresas son de pago. Existen algunos paquetes gratuitos para el sector comercial, pero estos sistemas requieren costos adicionales para su implementación y mantenimiento. La pregunta es si vale la pena utilizar un sistema de este tipo para una pequeña empresa. Para responder a esta pregunta, consideremos lo que obtiene una empresa cuando compra un sistema ERP.

La empresa gana lo siguiente:

• un sistema “para el crecimiento” (permitirá a la empresa mantener el mismo número de empleados en caso de expansión a una empresa mediana);
• registro de atención al cliente;
• modelos prefabricados de operaciones comerciales;
• eficiencia del personal;
• Posibilidad de integrar el sistema ERP con la web de la empresa y enviar SMS y correos electrónicos.

Como resultado, podemos concluir que la automatización de algunos procesos reserva una cantidad importante de tiempo para la realización de las operaciones comerciales, evita errores por factor humano y reduce el presupuesto salarial de la empresa al permitirle operar con un mínimo de personal.

El desarrollo de sistemas ERP basados ​​en la nube es bastante amplio y, por lo tanto, básicamente se ofrecen ERP complejos con numerosos módulos, una especie de sistemas universales. Sin embargo, las empresas suelen necesitar sistemas específicos, especialmente cuando se trata de pequeñas empresas. Por eso recomendamos a las empresas que desarrollen su propio sistema ERP personalizado. En este caso, el software está diseñado específicamente para el proceso empresarial y la aplicación ERP para pequeñas empresas está alojada en el servidor de la empresa y es accesible para los empleados que utilizan diferentes puntos de acceso a Internet.

¿Cuál es el mejor ERP para pequeñas empresas?

Existen algunas soluciones que pueden satisfacer las necesidades de la mayoría de las pequeñas empresas:

• Acumatica: Su Small Business Edition es un ERP basado en la nube diseñado específicamente para pequeñas empresas con necesidades contables básicas y menos de 10 usuarios. Funciona como puente entre el software de contabilidad y una solución ERP completa con potencial de crecimiento.
• Oracle NetSuite: un ERP completo y cómodo para una pequeña empresa, que proporciona a esta una visibilidad total de los datos de la empresa. NetSuite es una solución a largo plazo diseñada para crecer con su negocio. Este software está ampliamente considerado como el mejor ERP en la nube del mundo y cuenta con la confianza de más de 26.000 organizaciones.
• Sage: este proveedor ofrece varios productos que satisfacen las necesidades de las pequeñas empresas, como el seguimiento de las finanzas y la automatización de procesos administrativos para liberar más tiempo para otras tareas.

Concluyendo:

En general, los sistemas ERP representan la solución adecuada para todos los sectores empresariales. La automatización de la gestión empresarial conduce a la estabilidad empresarial y al aumento de los beneficios y excluye todos los factores que provocan gastos excesivos e innecesarios. Las empresas pueden elegir entre una amplia gama de sistemas ERP. Comprar un ERP no es una pérdida de dinero, sino una inversión en el futuro de toda empresa.